El tiempo - Tutiempo.net
Alcoi
El temps

Cómo controlar miles de documentos electrónicos

La gestión de documentos, a menudo conocida como Sistemas de Gestión de Documentos (DMS), es el uso de un sistema informático y software para almacenar, gestionar y rastrear documentos electrónicos e imágenes electrónicas de información en papel capturada mediante el uso de un escáner de documentos.

La gestión de documentos es la forma en que su organización almacena, gestiona y rastrea sus documentos electrónicos.

 

Descripción

De acuerdo con ISO 12651-2, un documento es "una información grabada o un objeto que puede tratarse como una unidad". Si bien esto parece un poco complicado, es simplemente lo que usted ha estado usando para crear, distribuir y guardar durante años.

Podemos definir la administración de documentos, o gestión documental, como el software que controla y organiza los documentos en toda la empresa. Software de gestión documental que incorpora captura de documentos y contenido, flujo de trabajo, repositorios de documentos, COLD / ERM, sistemas de salida y sistemas de recuperación de información. Además, los procesos utilizados para rastrear, almacenar y controlar documentos. Se puede leer más al respecto aquí: https://www.ser-solutions.es/productos-soluciones/gestion-documental-dms.html

 

Más detalles

La administración de documentos es una de las tecnologías precursoras para la gestión de contenidos y no hace mucho tiempo estaba disponible únicamente de forma independiente, como sus programas hermanos de formación de imágenes, flujo de trabajo y archivo.

Proporciona algunas de las funciones más básicas para la administración de contenido, al imponer controles y capacidades de administración en documentos que de otra manera serían documentos sin utilidad. Esto hace que cuando tenga documentos y necesite usarlos, pueda usarlos. Todos.

Algunas de las características clave en la administración de documentos incluyen Check-in / check-out y lock (apertura, cierre y bloqueo), para coordinar la edición simultánea de un documento para que los cambios de una persona no sobrescriban los de otra.

Control de versiones, por lo que se puede ver un histórico sobre cómo se creó el documento actual y cómo difiere de las versiones anteriores. Esto permite el roll-back (marcha atrás), para activar una versión anterior en caso de error o lanzamiento prematuro.

Audit trail (trazabilidad), para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a un documento durante el curso de su vida en el sistema.

 

Uso actual

Con el tiempo, la administración de documentos se ha convertido en la administración de contenidos, porque hoy tenemos más información disponible que nunca y la mayor parte no la hemos creado nosotros. Gracias a la integración de una amplia gama de fuentes como la Web, memorias USB, teléfonos inteligentes, etc., la necesidad se ha acelerado para tratar con información de todo tipo, no solo en términos de más tipos de medios como texto, imágenes, o voz, sino también en términos de cómo estructurarlo y, por lo tanto, cómo gestionarlo fácilmente.

Actualmente, los sistemas de administración de documentos varían en tamaño y alcance, desde sistemas pequeños e independientes hasta configuraciones de gran escala para toda la empresa que sirven a un público global. Muchos sistemas de gestión de documentos proporcionan un medio para incorporar prácticas estándar de presentación de documentos físicos de forma electrónica.

Por ejemplo, se puede crear una especie de expediente de proyecto provisional que contenga diversos documentos y objetos al que pueda tener acceso todo el grupo de trabajo. A fin de no tener que comprobar continuamente si un determinado documento ya ha sido editado por otra persona, existe un servicio de notificación, como si se tratase de una suscripción, que informa inmediatamente por correo electrónico sobre las modificaciones realizadas. De esta manera, todos los participantes estarán informados de los avances y cambios en el proyecto.

Esta gestión documental contempla además la posibilidad de hacer anotaciones en documentos cerrados, como PDFs o TIFFs y de editar otros sin impedir el acceso a los demás usuarios. Es la gestión de bloqueo de registros de toda la vida pero donde el registro es un documento entero (o cualquier otro objeto) y además tiene historial de revisiones, para poder volver a versiones anteriores siempre que sea necesario.

Por último, la gestión documental informatizada permite distribuir los documentos entre varios servidores, según convenga, sin que el usuario deba preocuparse por el sitio donde reside. Esto proporciona a la organización un poder y una eficiencia sobre la documentación que va generando que revierte en beneficios de tiempo y precisión.