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La gestión documental, aspecto clave para mejor para garantizar el buen funcionamiento de la empresa

El Gobierno de España aprobó hace unos meses una normativa para obligar a todas las empresas a registrar el horario laboral de todos sus empleados. La medida, que todavía está por optimizar, tiene como objetivo luchar contra el fraude laboral, en este caso, el excesivo número de horas extra que no se pagan.

Durante las primeras semanas tras la puesta en marcha de esta normativa, las empresas fueron adaptándose, incorporando sistemas más o menos evolucionados y eficaces del control de la jornada laboral. Las inspecciones de trabajo durante esas semanas no impusieron multas a las empresas en caso de que no se hubieran adaptado a la normativa, pero sí indicaban que la normativa estaba ya en vigor y que había que adaptarse.

Como siempre que se introducen novedades normativas a nivel empresarial, es importante dejar un tiempo de adaptación para ir conociendo poco a poco cómo afectan esas medidas. En el caso concreto del registro de la jornada laboral son muchas las empresas que están optando por sistemas digitalizados, es decir, por controles a nivel informático, software de registro de las horas de trabajo.

La informática a nivel empresarial es un aliado fundamental. A día de hoy es prácticamente imposible imaginarse la supervivencia de una empresa sin estar adaptada a las tecnologías de la información y la comunicación.

Uno de los aspectos donde más se visualiza la ayuda que ofrece la informática es el control de la gestión documental. Para cualquier organización es vital tener una buena gestión documental, pues esto es lo que permite administrar, preservar consultar y ordenar toda la información de una forma fácil y eficiente, caminando así hacia una mayor productividad.

Programas de gestión documental, ¿cómo funcionan?

Aparecen así los denominados sistemas de gestión documental. Si son herramientas informáticas son, por tanto, software de gestión documental. Un programa informático de gestión y control documental es un gabinete electrónico, que provee un marco de referencia para organizar todos los documentos físicos y digitales de la empresa.

Los software de gestión documental trabajan en conjunto con escáneres, que son los dispositivos que convierten los documentos en papel en versión digitales. Haciendo uso de los motores de búsqueda, el control documental permite el acceso cómodo, rápido y sencillo a cualquier documento archivado en la empresa.

Un aspecto positivo, aunque a continuación repasaremos más ventajas, de los programas de gestión documental, es que se puede centralizar toda la información en un mismo lugar, ya sea físico o virtual, donde los trabajadores y todos los agentes que participan en la empresa pueden acceder de manera sencilla y eficiente.

¿Cuáles son los aspectos positivos del control documental?

Un programa de gestión documental centraliza toda la información alojada en la empresa, con él se puede acceder a documentos compartidos, el acceso está permitido únicamente a determinados empleados o responsables de la empresa y homologa archivos y documentos para que exista una información más fluida en la organización.

Pero, por encima de todo, la principal ventaja de usar un buen gestor documentales que mejora procesos internos en la empresa y esto se traduce en un mayor índice de productividad, siempre y cuando se apueste por un software apropiado para la empresa.

Si los empleados tienen acceso cómodo a los documentos y una buena comunicación interna, se reducen los tiempos de entrega y automatización de la información. Con todo almacenado en formato virtual nos olvidamos de archivar, imprimir, fotocopiar y buscar la información en discos duros compartidos, ficheros, correos electrónicos, etc…

Con toda esta información estructurada, el ahorro en costes económicos para una empresa puede situarse entre el 10 y el 20%. A menudo aparecen en los medios de comunicación que uno de los grandes problemas de la Justicia en España es su lentitud y la incapacidad de los profesionales del sector jurídico para hacer frente a causas con una cantidad inmensa de documentos que leer.

Para no convertir a la empresa en uno más de los centenares de juzgados en España que viven diariamente esta situación, con un gestor documental adecuado es posible eliminar archivos físicos en papel que ocupan mucho espacio en la oficina reduciendo notablemente la calidad y el ambiente de trabajo.

Una vez conocidas las ventajas de un software de este tipo, la clave está en acertar en la elección del mismo. No todos los programas de gestión documental son compatibles con Windows y Mac por igual. Además, hay que valorar aspectos como el almacenamiento de todos los documentos en la nube, para que sean accesibles desde cualquier parte del mundo de control remota sin ocupar espacio virtual.

Finalmente, otro condicionante es la escalabilidad. Una empresa pequeña no requiere el mismo nivel de complejidad que una empresa de gran tamaño, pero si el objetivo es el crecimiento a futuro, el gestor documental debe estar preparado para ir asumiendo más responsabilidades y seguir siendo funcional.